POP
Über das POP-Protokoll ist die Mail-Bearbeitung vergleichsweise unkomfortabel. Sie kann zwar wie bei IMAP auf einem beliebigen Rechner am Netz erfolgen. Allerdings wird bei POP die gesamte Post vom Mail-Server auf den lokalen Rechner heruntergeladen, wobei wahlweise die Mail auf dem Mail-Server gelöscht oder dort "gelesen" aber weiter verfügbar bleibt. Bei der Mail-Bearbeitung über einen Modem/ISDN-Zugang genügt es also, einmal "am Anfang" zum Herunterladen der Mail eine Netzverbindung herzustellen, sowie "am Ende" zum Verschicken der in der Zwischenzeit geschriebenen Briefe.

IMAP
Bei Verwendung des IMAP-Protokolls ist die Mail-Bearbeitung fast genauso flexibel wie bei der direkten Mail-Bearbeitung. Im Gegensatz zum POP-Protokoll wird die Mail auf dem Mail-Server belassen und lediglich die Übersicht (u.a. Absender, Betreff, Datum) vom Mail-Clienten lokal angezeigt. Briefe können selektiv heruntergeladen, bearbeitet und in Ordner zentral (oder lokal) abgelegt werden. Lediglich das Adressbuch, sofern benötigt, muss lokal auf dem Rechner vorhanden sein. Die Bearbeitung selbst kann auf einem beliebigen Rechner am Netz (Internet) erfolgen. Voraussezung ist, dass das verwendete Mail-Programm IMAP-fähig ist, was inzwischen für alle Programme zutrifft. Bei der Mail-Bearbeitung über einen Modem/ISDN-Zugang muss allerdings permanent eine Netzverbindung bestehen, was gegebenenfalls zu erhöhten Kosten führen kann.

Die Verwendung des IMAP-Protokolls für die Mail-Bearbeitung bietet eine Reihe von Vorteilen und Möglichkeiten gegenüber POP:

Die Post bleibt zunächst prinzipiell auf dem Mail-Server. Briefe werden "gezielt" angepackt und damit heruntergeladen.
Briefe können "einzeln" (in der Inbox) gelöscht werden.
Es gibt eine zentrale Ordnerverwaltung auf dem Mail-Server, auf die immer und von jedem PC aus zugegriffen werden kann. Auf diese Ordnerverwaltung wird unten näher eingegangen.
Als nachteilig bei Modem/ISDN-Verbindungen ist es allerdings anzusehen, dass bei vielen Programmen bei der Mail-Bearbeitung (außer beim Schreiben eines Briefes) eine Internet-Verbindung bestehen muss. (Siehe auch Bearbeitung von E-Mail.) Allerdings bieten neuere Mail-Programme (z.B. Netscape Mail 7) auch Möglichkeiten zum offline-Arbeiten mit IMAP.

Löschen von Briefen
Beim Arbeiten mit IMAP gibt es zwei Stufen des Löschens von Briefen: "als gelöscht markieren" und "vom Server löschen" (das sog. "Expunge"). Einige wenige Programme (u.a. Netscape und Mozilla) erlauben zusätzlich ein "sofort löschen", indem beide Schritte unmittelbar hinterander ausgeführt werden.

Im ersten Fall bleiben die Briefe nach dem Löschen (z.B. nach Drücken des "Delete"-Buttons) noch auf dem IMAP-Server zugänglich. Einige Mail-Clienten zeigen die "gelöschten" Briefe auch weiter an, auch in späteren Sitzungen, allerdings mit einer entsprechenden Markierung, und können sogar gelöschte Briefe "wiederherstellen". Andere Programme schieben die "gelöschten" Briefe in einen speziellen IMAP-Ordner, etwa mit den Namen "gelöschte Briefe", "Papierkorb" oder "Trash". (D.h. beim Wechsel des Mail-Programms oder der Sprachversion hat man potenziell mehrere solcher Ordner für gelöschte Briefe.) Allerdings sammeln sich auf diese Weise schnell die gelöschten Briefe zu einem unübersichtlichen Müllberg, der auch noch auf das Plattenkontingent angerechnet wird. Daher sollte man am Ende jeder Sitzung oder zumindest von Zeit zu Zeit den entsprechenden Ordner ("Papierkorb", "Trash",...) leeren und damit die (zunächst nur virtuell) gelöschten Briefe auch vom Mail-Server entfernen. Die Bezeichnung für diesen Vorgang ist leider in den diversen Mail-Clienten nicht einheitlich: "Posteingang beim Beenden leeren (Expunge)", "Purge Messages" usw. Die genauen Einstellungen hierfür sind in den jeweiligen Konfigurationsanleitungen sowie in der tabellarischen Zusammenstellung der empfohlenen Parametereinstellungen nachzulesen.



Ordner

Grundsätzlich gibt es folgende Ordner bzw. Kategorien von Ordnern:

Inbox (Posteingang)
Dies ist sozusagen die Mailbox: der Ordner, in dem die eingehende Post gelagert wird. Sie befindet sich auf dem Mail-Server. Darin befindliche Briefe können via IMAP gelöscht werden.

Ordner des IMAP-Servers
Diese können mit einem IMAP-fähigen Mail-Programm erzeugt werden. Via IMAP können von jedem Rechner im Netz Briefe darin abgelegt und daraus gelöscht werden. Ein Zugriff darauf ist ausschließlich über die Mail-Klienten (oder spezielle Mail-Utilities) möglich. Dazu zählt auch unser Webmailinterface.

Von Mail-Programmen erzeugte lokale Ordner
Fast jedes Mail-Programm (z.B. unter Windows, Linux oder auf den zentralen Servern unter Unix) gestattet das Anlegen von Ordnern und das Ablegen von Briefen darin. Diese befinden sich dann auf dem lokalen Rechner, so dass von keinem anderen Rechner darauf zugegriffen werden kann. Darüber hinaus ist das Format dieser Ordner in der Regel programmabhängig, so dass nur das Programm die Ordner bearbeiten kann, das sie erzeugt hat.

Es ist auch möglich, Unterordner anzulegen.

Das Anlegen eines Ordners erfolgt in den meisten Programmen gleich: durch Rechtsklick auf das Mail-Konto wird das Kontextmenü angezeigt, darin "Neuer Ordner" wählen.



Vorteile von IMAP
Das Prinzip von POP3 ist einfach, bei jedem Mailabholen werden alle Emails vom Server heruntergeladen und von diesem gelöscht. So stehen sie nur noch lokal zur Verfügung. Solange man immer nur von diesem einen Rechner aus auf seine Mails zugreift, funktioniert das vollkommen zufrieden stellend.

Problematisch wird es dann, wenn der Anwender von mehreren Orten Zugriff auf seine Mails haben will. So besitzen viele neben ihrem PC noch ein Notebook, PDA oder wollen von der Arbeit aus auf private Mails zugreifen. Die Mails, die man per POP3 schon abgeholt hat, sind ja auf dem Server nicht mehr vorhanden, so dass einem auch das Webinterface nicht weiterhilft. Nun gibt es bei POP3 zwar die Möglichkeit eine Kopie auf dem Server zu belassen, jedoch sieht man an diesen Kopien nicht, welche schon gelesen oder beantwortet wurden.

Unter anderem deshalb wurde ein neues Protokoll (IMAP) entwickelt, mit dem die Nachrichten zentral verwaltet werden und damit auch auf mehreren Rechnern immer synchron sind.

Dabei bringt es noch eine ganze Reihe anderer Vorteile mit:

Es können Ordnerstrukturen direkt im Mail-Ordner erstellt werden, so stehen einem die im Mailprogramm erstellten Ordner überall zur Verfügung. Statt die komplette Mail herunterzuladen, kann man erstmal nur den Absender und Betreff anzeigen lassen und so schon vorher ungewollte Mails löschen. Jede Nachricht verfügt über "Flags", das sind Kennzeichnungen, ob die Mail schon gelesen, gelöscht oder beantwortet wurde. Diese Informationen stehen also überall zur Verfügung.


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Email-Client einrichten mit Outlook